Privacybeleid

Vort’n Vis is de handelsnaam van Autonoom Regionaal Trefcentrum Vortn Vis vzw (ART Vortn Vis), ondernemingsnummer 0437.892.939, Sint-Jacobsstraat 3, 8900 Ieper, België.

Voor alle vragen over je gegevens: info@vortnvis.net.

Als je ons mailt of je inschrijft voor updates: je naam, je e-mailadres en wat je schrijft, om je te antwoorden en je de updates te sturen waar je om vroeg. Je kan je via elke updatemail weer uitschrijven.

Als je een ticket koopt: je naam, je e-mailadres, de tickets die je kocht en hoe je betaalde, om je tickets te bezorgen, je aan de deur binnen te laten en terugbetalingen af te handelen. Betalingen verlopen via Mollie; wij zien of bewaren je kaart- of bankgegevens nooit.

Als je onze website bezoekt: de technische basisgegevens die elke website ontvangt (je IP-adres, je browser en de pagina’s die je opent), bewaard in onze serverlogs voor de beveiliging en om misbruik tegen te gaan. We gebruiken geen analysetools en geen advertentiecookies.

Als je vrijwilliger bent of met ons samenwerkt (de Toog-crewapp en het dashboard):

• je account: je naam, je e-mailadres, de profielfoto en de kleur die je kiest, de teams die je volgt en je taal;
• hoe je je aanmeldt: je wachtwoord (enkel bewaard als onomkeerbare hash) en, als je die instelt, je authenticator-app, je passkeys (enkel hun publieke sleutels) en je herstelcodes (enkel bewaard als onomkeerbare hashes);
• je crewactiviteit: de shifts die je opneemt of afstaat, of waarvoor je gevraagd wordt om in te springen, en je keuzes voor meldingen;
• wat je schrijft en deelt in de crewchat: berichten, reacties, stemmen in peilingen, antwoorden op uitnodigingen, en de foto’s en bestanden die je verstuurt;
• voor meldingen: een pushtoken voor elke telefoon waarop je je aanmeldt, de naam en het type van die telefoon, en de versie van de app;
• berichten in onze Discord-kanalen voor events, waarvan we een kopie bijhouden zodat ons team ze in Toog kan volgen.

We gebruiken dit om de crew te organiseren (shifts, hulpvragen, herinneringen), om de crew met elkaar te laten praten en om accounts veilig te houden.

Als je hier speelt of optreedt: de contactgegevens en praktische details die jij of je booker ons stuurt (line-up, reis, overnachting, technische noden, dieetwensen), om de show te organiseren.

We verkopen je gegevens nooit en gebruiken ze nooit voor reclame.

• om te leveren waar je om vroeg: tickets, antwoorden, een show, je plek in de crew (de uitvoering van een overeenkomst, of stappen die eraan voorafgaan);
• je toestemming: updatemails, en alles wat je zelf kiest om te delen in de crewapp; je kan die toestemming altijd intrekken;
• ons gerechtvaardigd belang: onze systemen en accounts veilig houden, en de crew coördineren;
• de wet: ticket- en boekhoudgegevens bewaren zo lang als de Belgische wet dat vereist.

Enkel diensten die in onze opdracht werken, elk voor hun eigen deel:

• Hetzner (Duitsland): de servers waarop de website, het dashboard en de crewapp draaien;
• Mollie (Nederland): de betalingen van tickets;
• Google Workspace: onze e-mail;
• Apple en Google: meldingen op telefoons afleveren (zij krijgen het pushtoken en de tekst van de melding; in de crewapp kan je de berichttekst op je vergrendelscherm uitzetten) en, voor tickets in Apple Wallet, de pas;
• Discord: onze kanalen voor events, onder het eigen beleid van Discord.

Als een van deze diensten gegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte, gebeurt dat met de waarborgen die de GDPR vereist (zoals de standaardcontractbepalingen van de EU).

Niet langer dan nodig voor het doel waarvoor de gegevens verzameld zijn. Concreet:

• chatberichten tot ze verwijderd worden (van een verwijderd bericht worden de tekst en de bestanden gewist, de bestanden binnen 7 dagen);
• pushtokens tot je je afmeldt of de telefoon ze niet meer aanvaardt;
• ticket- en betaalgegevens zo lang als de Belgische boekhoudwetgeving vereist;
• je crewaccount tot je de crew verlaat en ons vraagt het te verwijderen; dan verwijderen we het volledig;
• serverlogs 30 dagen.

Je kan ons op elk moment vragen om je gegevens in te zien, te verbeteren of te wissen, het gebruik ervan te beperken of er bezwaar tegen te maken, of ze in een overdraagbare vorm te krijgen, en je kan elke toestemming die je gaf intrekken. Mail naar info@vortnvis.net; we antwoorden binnen een maand.

Ben je niet tevreden, dan kan je een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

We werken dit beleid bij wanneer er iets verandert aan wat we doen; de datum hieronder toont de laatste versie.

Laatst bijgewerkt: 23 oktober 2026.